Die Workgroup Edition ist für folgende Arbeitsweise ausgelegt: Ein Layouter erstellt das Layoutdokument (.mxd), kennzeichnet jeweils einzelne Beiträge als Artikel (.mxt) und gibt jeden Artikel für einen einzigen Bearbeiter frei. Da über Cloud-Speicher wie Dropbox die Sperr-Mechanismen (Locking) von Dateien aufgrund der asynchronen Arbeitsweise nicht greifen, muss im Workflow sichergestellt werden, dass jede Datei nur von einer einzigen Person bearbeitet wird. Es ist hierbei nicht vorgesehen, dass eine Layoutdatei (.mxd) von mehreren Personen bearbeitet wird.
Anders stellt sich die Situation dar, wenn die Daten auf einem internen Netzwerk (ein Server mit Direktzugriff der Rechner) liegen. Hier wird die Layoutdatei (.mxd) als gesperrt gemeldet, wenn eine zweite Person versucht, darauf zuzugreifen. Dabei müssen alle Rechner (Windows/Mac) über eine direkte Netzwerkverbindung an den Server angeschlossen sein und über eine SMB-Dateifreigabe den Server ansprechen. In diesem Fall können mehrere Personen an einer Layoutdatei (.mxd) arbeiten, natürlich immer nur eine Person zu einer Zeit.
Die SMB-Dateifreigabe stellt sicher, dass das Dokument immer genau nur einer Person an einer Arbeitsstation zur Bearbeitung zur Verfügung steht. Das bedeutet, dass Zugriffsversuche von anderen Arbeitsstationen mit der Meldung: „Zugriff zurzeit nicht möglich. Dokument wird gerade bearbeitet.“ abgewiesen werden.